In het dynamische space ecosysteem van de campus zijn we op zoek naar een enthousiaste officemanager, een spin in het web, die het team wil ondersteunen in algemene office taken, communicatiewerkzaamheden en ondersteuning in de organisatie van evenementen. Alles wat te maken heeft met het reilen en zeilen van een kleine organisatie. Kun jij snel schakelen, houd je van regelen en faciliteren en ben je leergierig, georganiseerd en communicatief sterk? Lijkt het je bovendien leuk om te werken in een dynamische, internationale en uitdagende omgeving? Ben jij de communicatieve enthousiaste officemanager die ons graag wil ondersteunen, zaken graag tot in de puntjes organiseert en kun je niet wachten om onderdeel te zijn van de ruimtevaart community? Dan nodigen we je uit om te solliciteren!
KLEIN TEAM IN DYNAMISCHE EN FLEXIBELE OMGEVING
Het huidige team bestaat uit de directeur-bestuurder, twee programmamanagers, een community manager, een werkstudent en een officemanager. Hiernaast huren wij geregeld collega’s in om ons te ondersteunen op projectbasis en voor content–, marketing– en designtaken. Wij vullen elkaar aan, zijn open naar elkaar en vinden positiviteit, eerlijkheid en transparantie belangrijk. Wij zijn een hecht en sociaal team en werken met veel passie en plezier aan de ontwikkeling van NL Space Campus. Daarnaast werken we intensief samen met partners en onze community members.
WAT BETEKENT DIT VOOR JOU?
Door de verschillende taken die je vervult en de diverse partijen met wie wij samenwerken, is het van belang dat je op verschillende niveaus kunt communiceren, makkelijk kunt schakelen en een proactieve houding hebt. Soms heb je een minister aan de telefoon en soms de cateraar. We zijn een kleine en jonge organisatie in een uitdagend werkveld, dus een hoge mate van zelfstandigheid en flexibiliteit is een vereiste. Het is belangrijk dat je een gevoel van verantwoordelijkheid hebt, initiatief neemt en goed kunt samenwerken. Met een klein team is het bij ons elke dag anders. Hierbinnen is genoeg ruimte voor jou om je te ontwikkelen en te werken aan je eigen doelen.
JIJ HOUDT VAN REGELEN EN FACILITEREN
Als officemanager ben je de stille kracht binnen de organisatie. Jij denkt altijd een stap vooruit en kan genieten van ‘goed geregelde zaken’ en zet graag de punt op de i. Je ondersteunt primair de directeur-bestuurder en vervult daarbij een secretarisrol, je maakt afspraken met (community)partners, plant meetings en zorgt voor de verslaglegging en opvolging. Ook ondersteun je de community manager bij communicatiewerkzaamheden en events en waar nodig de programmamanagers bij meetings en afspraken. Hiernaast zorg je voor onze gezamenlijke werkplek en voor wat het team nodig heeft om effectief te zijn. Je springt in waar nodig.
COMMUNICATIE
Een groot deel van de taken binnen de stichting hebben te maken met communicatie. Goede mails schrijven, redigeren, eventueel websitebeheer, en eventorganisatie door uitnodigingen, reacties en nazorg middels communicatie. Jij vindt het leuk hierin te ondersteunen, hebt een goed gevoel voor Nederlandse en Engelse taal, hebt oog voor detail en vindt de hightech branche interessant om in te werken.
FACILITAIR EN ADMINISTRATIEF
Je bent onze vraagbaak voor facilitaire en ondersteunende werkzaamheden en ad hoc situaties op kantoor. Je vindt het leuk proactief en met doorzettingsvermogen onderdeel van het team te zijn en het kantoor soepel draaiende te houden.
ONDER ANDERE DE VOLGENDE TAKEN HOREN BIJ JOUW FUNCTIE:
- Beheer van de Inbox van de organisatie, agendabeheer van het team waar nodig (eenvoudig tot complexe vergaderverzoeken, fysieke en digitale meetings), vaak met meerdere partijen;
- Secretariële werkzaamheden zoals voorbereiden en verslagen van vergaderingen, bewaken van de opvolging;
- Regelen van de inkoop voor de activiteiten; van apparatuur tot catering;
- Eerstelijns beheerder van de kantooromgeving en ICT. Contactpersoon voor de facilitaire en ICT-dienstverlener;
- Verzorgd houden van kantoor, inboedel en fysieke en digitale documentatie;
- Ondersteuning bij organisatie en communicatie van events;
- Uitzoeken en reserveren van overnachtingen en reizen voor teamleden;
- Organiseren en regelen van teamlunches, relatiegeschenken en teamactiviteiten;
- Lichte administratieve taken zoals contact met verzekeraars, afhandelen inkoopfacturen, voorbereiden betalingen en facturen, contactpersoon voor de accountant;
- Lichte HRM- taken zoals ziekmeldingen, contractwijzigingen, contact met de salarisadministratie;
- Voorstellen van verbeteringen voor de werking van de organisatie.
WAT VRAGEN WIJ VAN JOU?
- Minimaal 2-5 jaar werkervaring;
- Ervaring als officemanager/secretaris in een klein, dynamisch team;
- Ervaring met communicatiewerkzaamheden;
- Communicatief sterk en servicegericht;
- Vloeiend Nederlands en Engels;
- Leergierige, flexibele en proactieve werkhouding;
- Gevoel voor verantwoordelijkheid en detail;
- Handig met Microsoft 365 en software in het algemeen;
- Flexibiliteit (ook qua inzet uren) en pro-activiteit.
WAT BIEDEN WIJ JOU?
- Zelfstandige, creatieve, internationale en uitdagende omgeving met veel ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling;
- 28 uur per week;
- Reiskostenvergoeding;
- 25 vakantiedagen op basis van 1 FTE (36 uur);
- Laptop en telefoon;
- Marktconform salaris (referentie Schaal 9 WO);
- Gedeeltelijk thuiswerken is mogelijk;
- Mogelijkheden voor het doen van cursussen;
- Werken aan persoonlijke ontwikkelingsdoelen.
WIE ZIJN WIJ?
Grootte team: 7 vaste en variabele teamleden / 15+ partnerbedrijven / 25+ stakeholders / 900+ community members
Visie: stimuleren van samenwerking en kansen voor innovatie en ontwikkeling van space technologie in de space industrie in Nederland.
Mindset: Alleen ga je snel, samen kom je verder.
Wij werken midden in het ecosysteem van de Nederlandse ruimtevaartindustrie. We zijn een jonge stichting met veel stakeholders in een dynamische omgeving waar we veel bezig zijn met netwerken, verbinden en het versterken van de Nederlandse ruimtevaartindustrie. De campus is een verbindend platform voor het space ecosysteem dat kennisdeling en samenwerking stimuleert en faciliteert voor meer innovatie, bedrijvigheid en maatschappelijke impact. Met ESA ESTEC en haar duizenden ruimtevaartexperts, het Galileo Reference Center, Space Business Innovation Centre, vele tientallen space technology & data bedrijven en de sterke samenwerking met de Leiden-Delft-Erasmus universiteiten is de campus het kloppende hart van de ruimtevaartsector. Samen met haar partners is NL Space Campus er om te faciliteren, stimuleren, verbinden en versterken.
SOLLICITATIE
Enthousiast geworden? Stuur jouw korte motivatie van maximaal 1 A4 met CV, uiterlijk 15 januari 2024 naar info@nlspacecampus.eu ovv Sollicitatie Officemanager. Wij nemen hierna zo snel mogelijk contact met je op. We starten met de eerste (online) gesprekken in week 3 en streven naar een start in februari/maart.
